Faire les traitements par lots
Traiter certaines tâches administratives une ou deux fois par semaine. Ouvrir sa boîte email une ou deux fois par jour et répondre à tous ses emails. Consulter sa boîte email toutes les minutes ne changera pas le cours de votre business. Un email fait partie de la communication asynchrone. On n’attend pas de vous une réponse immédiate, cela peut attendre 1, 2 ou 6 heures.
Attention à la « Loi de Parkinson »
« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Plus vous prévoyez du temps pour une tâche plus cette tâche occupe tout le temps prévu pour la réaliser. Concrètement, cela se traduit par le fait suivant : si vous avez prévu une heure pour réaliser une tâche, cette dernière vous en prendra une ; si vous avez prévu deux heures pour la réaliser, elle vous en prendra deux. Même si l’on ne s’en rend pas forcément compte, nous appliquons ce concept tout au long de notre vie et cela commence dès notre jeunesse lorsque nous sommes encore dans nos études. Ce n’est d’ailleurs pas pour rien que certains considèrent que les étudiants sont plus efficaces que certains professionnels aguerris. Étant donné qu’ils ne disposent pas de beaucoup de temps pour faire leur devoir, ils arriveront à faire beaucoup de choses dans un temps réduit.
Faire les tâches les plus difficile en premier
Le matin on a plus d’énergie. Pour cela, il est important d’organiser sa journée en commençant par les tâches les plus difficiles ou les moins gérables en premier. Ces tâches sont souvent celles que l’on redoute le plus et pourtant ce sont les plus importantes. Bougez-vous et faites-les. Cela rendra le reste de votre journée plus facile, heureux et tranquille, car vous saurez que vous avez déjà accompli les plus dures.
Cela renforce également votre confiance en vous, car vous vous direz « où je le peux » dès que vous aurez des tâches encore plus dures.
Déléguer à une assistance virtuelle
Pour réaliser vos tâches administratives. Cela vous libérera du temps pour vous concentrer sur les tâches que vous appréciez le plus et à forte valeur ajoutée pour votre entreprise ou association. Je peux vous libérer, alléger, de toutes ces tâches.Grâce, à mon expérience, je vous propose mes services de secrétariat de 8h30 à 18h30 pour les TPE/PME, associations, entrepreneurs, artisans, professions libérales autres…
Je peux gérer les appels, les agendas, faire des comptes-rendus etc… et utiliser tout le pack office.
N’hésitez pas à me contacter.
Article proposé par Sabrina Gerrard – Participante aux formations Entrepreneurs Francophones et membre de la Communauté Entrepreneurs Francophones
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